每年在年中战术会议或年底的战略会议上都有同事提公司“会议太多,会议效率低”等问题,目前这样的情况依然存在,最近在看冯唐的《成事心法》一书,看到“大部分人都不会开会”一章,他介绍了全球财富五百强的麦肯锡公司是如何高效开会的,接下来把书中主要内容分享给大家。
01.中国式会议的三大痛点
冯唐老师对中国式会议的总结真是一针见血,我非常赞同99%的会议都有冗长、冷场、无效这些问题:
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那么,该怎么样摆脱这些痛点呢?且看麦肯锡是如何开会的?
02.麦肯锡高效开会流程
任何一件事,只有遵循正确的流程,才能高效高质量的完成~
比如做PPT的流程不是先去找模板,而是先构思内容逻辑~
开会也是一样,如果一开始没有做任何准备,等到进会议室才想起来要准备什么材料,那就晚了~
冯唐老师在课程里介绍了麦肯锡开会的三步曲:
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首先,在开会之前,要按照5W结构确定会议目标、主题、内容、时间、地点、参与人等信息。
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并且,如果会议涉及的材料比较复杂,建议提前一天发给参会人员;另外,会议发言人要提前做好演讲的演练,而不是花太多时间在准备PPT上。
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其次,在会议举行时,必须严格要求每个人准时参会;如果会议比较正式,最好有主持人来把控全局~
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第三,在会议结束后,必须要跟踪会议决策的执行情况,可以按照3W1H结构来安排~
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03.会议不应该由老板唱独角戏
一场高效的正式会议,除了老板等高层管理决策者之外,还应该有主持人、发言人、参与人、记录人等角色,这样才能讨论充分、广纳良言、得出正确的会议决策:
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众多会议角色之中,最最核心的是主持人~
因为主持人是整个会议的灵魂人物,起到穿针引线、承上启下的作用~
在开场时,主持人可以用4P(purpose/preview/procedure/pay off)结构开场;
在会议进行中时,主持人要控制时间节点、流程、突发情况等,并且用白板记录关键要点;
在会议快结束时,还要及时总结各位参会人的观点,宣布最终的会议决策:
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对于发言人,则需要按照金字塔结构来发言,并且做到MECE(不重复、不遗漏):
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04.会议纪要决定着会议落实
冯唐老师在课程里只是简单提及了会议纪要,没有展开去讲解~
为了让大家马上掌握会议纪要的整理方法,特地整理了一个模板,你可以直接套用:
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最后,冯唐老师用一个画龙点睛的排比句结尾
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以上,就是麦肯锡开会的秘籍,希望你能掌握它、传播它、实践它!